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探寻:实施ERP好处究竟在哪里?

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  邀请一直在各地讲学,从经济发达的三大区域:珠三角、长三角、环渤海区到华中区、北方区,虽然区域不同,各地经济容量、发展速度不同,但各地企业家在对待企业信息化的认识方面却有着许多相似之处,对待ERP(企业资源计划)的认识也有着惊人的相似。

  很多企业上ERP项目都存在着一种担忧:上ERP等于找死,不上ERP等于等死。在和很多企业负责人交流的时候,问到为何在企业快速发展的阶段,不通过信息化来提升企业的管理水平、生产与运作效率呢?得到的答案往往是目前国内ERP项目成功率很低,企业实施ERP项目的风险比较高。

  ERP在中国企业的应用成功率真的很低么?我们又应该如何正确地来看待ERP为企业所带来的效益呢?

  企业实施ERP之前要做的事情

  我们可以想想,企业老板最关心的是什么?有人说:资金、人才、市场等等,的确没有错,但如果从管理角度来看,老板最关心什么呢?比如每天老板回到公司,一进自己的办公室,面对三面墙壁,如果此时墙上都有老板关心的数据,他一定很开心。但现在的结果却不是,从早上8点开始,销售总经理、财务总经理、生产总经理等等挨个汇报个遍,结果也是云里雾里。

  老板需要数据,对数据的及时性和准确性都有要求,因为数据不准不及时,企业决策只能是“拍脑袋”,老板询问这些数据准不准,下属为了证明真实性,只能“拍胸脯”,结果出了问题,下属只有两种选择:一是“拍大腿”,后悔当初;二是“拍屁股”走人。

  在企业里,基层人员负责收集数据;中层负责汇总分析数据;高层负责使用数据进行决策。在企业运营的背后,数据流是最容易被企业忽略,但却最重要的。所以企业上下都应该对数据负责任,只有数据准确了,企业经营才能健康。

  笔者以前遇到过一个项目,项目经理是公司的总会计师,他在企业做了20年了,非常有经验,由于熟悉了手工作业,遇到账务不平查账又比较困难的时候,他的作用就非常重要了,如何有效调账,如何做报表等等。企业实施了ERP系统,最直接的好处就是查账非常容易,几行简单的SQL(结构查询语言)语句,系统飞快地将要查询的数据查询出来。不用担心查账麻烦,这样企业的数据精度得到显著提高。这位总会计师不用再为调账问题发愁了。

  那么,在企业决定实施ERP之前要有哪些工作需要准备呢?首先,企业各业务部门必须收集整理分析自身的信息化需求。其次,公司将各部门的业务需求汇总后进行优化和调整,因为很多部门问题放在公司层面考虑时,有些问题是重复的、或者是交叉的甚至有些需求是错误的。

  一般企业在没有实施ERP之前,各部门处于信息孤岛状态,有些部门处于“数据垄断地位”,有了系统之后,很多数据可以通过系统直接查询到,根本不需要四处打听。打个比方,企业在没有信息化之前,很多中层干部还属于“体力劳动者”,因为每天的工作时间有一半在手工制单、手动传签、打电话要数、传真各种单据等;有了系统就不一样了,单据可以通过系统快速录入,很多单据可以从系统中直接调出,稍加修改即可,类似“客户信息”、“产品信息”、“价格信息”等只要从系统调出即可,不用重复录入。

  在实施ERP之前,还有一个很重要的工作就是初步进行流程的梳理,内部人员在一起讨论讨论,将涉及“人财物、产供销”等相关流程简单梳理即可,没有必要外请咨询公司或者高校老师来辅导,毕竟还是企业的各级负责人最了解企业。

  ERP给企业带来什么效益

  国内很多企业纷纷实施ERP系统,并不代表所有企业的主动性大大提升。一家企业决定实施ERP项目,鲜有是靠中层或者基层干部推动高层促成的,绝大多数是高层决定后吩咐属下跟办。道理很简单,ERP是彻头彻尾的“一把手”工程,过去一提到“一把手”工程,认为项目过程中领导负责协调决策即可,从近几年的项目调查来看,真正的“一把手”工程的定义又增补了新的内容:项目上线后,一把手在日常的工作中亲自使用该系统。

  刚才提到国内很多企业实施ERP的时候是处于被动的角色,即是被迫实施ERP的。为何呢?举一个例子,温州一家客户年初参加了某国外客户的供应商大会,回来后突然希望一个月内能实施完ERP,当时笔者很震惊,因为去年一家ERP厂商曾经推动了一年该企业就是纹丝不动,现在怎么却是180度大转弯。后来该老板道出了原因,由于他们供应的国外客户要求能通过电子商务网络看到订单的执行情况,还要求能看到通过供应链系统及时监控到该企业的存货情况,如果企业不能符合这些要求的话,将不再得到订单。老板听完这些新名词的时候差点没有晕掉,什么供应链、ERP、电子商务,一夜之间来到自己身边还真有点招架不住。其实类似这家客户的企业不在少数,国内的很多中小型企业实施ERP的动因不少是来自于下游客户或者上游供应商。

  那么实施ERP究竟有什么好处呢?很多客户往往把ERP当成了企业管理的“灵丹妙药”,结果各执己见,不能从根本上理解实施ERP的好处。

  有一家客户前不久ERP刚刚上线,我问老板:“您觉得实施ERP后贵企业最大的收获是什么?”,老板就说了四个字“查询”、“报警”,现在老板要查什么经营数据,非常方便、准确和快捷,过去需要一两天知道的数据现在一两分钟即可,数据有了,决策就快了和准了。还有一个是“报警”功能,过去企业发展到什么程度,我们只能事后才知道,就像大家都比较担心身患重病,最好的避免方法是及时到医院化验相关的生化指标,企业也是一样,如果这些数据随时可以报警出来,就可以避免很多大的损失,如“安全库存”、“应收仗款比率”等等。

  从老板的角度来看,实施ERP,实施信息化,更多的是可以提升企业的规范化管理水平。没有系统,你会发现企业现场管理非常混乱,单据满天飞,有了系统,大家在计算机平台上统一操作,按照统一的流程规范化管理,效率自然大幅度提升。

  而从中层管理者来看,实施完ERP后,库存会降低多少?采购准确率会提高多少?停工待料会降低多少等等。 从国际权威的APICS上摘录的信息可以充分证明实施ERP后的效果。我们就举一例:库存问题,对于中国的制造业来说,库存一直是困扰企业管理的一个重要问题,要减少库存就必须先动态准确的知道库存为多少,否则很难降低库存,我曾经问过不下100名库管:“影响库存数量的参数有多少?答案有:5个、10个、11个、13个”,很多人都回答为‘5个’,其实正确的答案为13个,也就是有13种单据影响库存的数量,只要一种数量不能及时掌握都会导致库存不准确。

  我们的企业在实施ERP之前都会问自己一个问题,实施ERP给企业带来什么好处,何不先问一下自己,目前企业有哪些管理障碍,哪些可以通过信息化解决的,哪些不是信息化解决的范畴?只有这样才能给自己定下合情合理的目标,后期的实施过程也不会好高骛远,引发无谓的烦恼。ERP其实就是一套工具,先进的企业需要,落后的企业更是需要。
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不錯,確實是這樣啊
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